Logiciels et systèmes de caisse certifiés : quelles obligations pour les entreprises en 2018 ?

Dans la continuité du fichier des écritures comptables (FEC) mis en place par l’administration fiscale en 2014, une nouvelle législation ayant pour but la lutte contre la fraude réalisée grâce aux logiciels de caisse a vu le jour à l’occasion de la loi de finances 2016. Son article 88 prévoyait alors une régulation de l’ensemble des logiciels de gestion et de comptabilité ainsi que des systèmes de caisse au 1er Janvier 2018.

Cette disposition suscitant une inquiétude croissante chez les chefs d’entreprises et professionnels de la comptabilité et de la gestion, le ministre de l’Action et des Comptes public Gérald Darmanin a publié le 15 juin 2017 un communiqué de presse venant simplifier le dispositif et en réduire son périmètre aux seuls logiciels et systèmes de caisse informatisés, ceux-ci étant considérés comme les principaux outils des fraudes constatées à la TVA.

Beaucoup de choses ayant été dites et l’étendue de cette nouvelle règlementation sujet à des adaptations au cours de l’année 2017, il semble nécessaire de démêler le vrai du faux en déterminant concrètement les obligations des entreprises en matière de certification des logiciels et systèmes de caisse avant leur mise en application au 1er janvier prochain.

Qui est concerné ?

L’article 286-I-3 bis du code général des impôts (CGI) applicable au 1er janvier 2018 vise les personnes physiques ou morales, de droit privé ou de droit public, répondant aux 2 conditions cumulatives suivantes :

  • assujetties à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA),
  • enregistrant les règlements de leurs clients soit dans un logiciel de comptabilité ou de gestion, soit dans un système de caisse informatisé.
    Une définition assez large étant initialement prévue pour l’application de ce texte, l’article 46 de la loi de finances 2018 est venu préciser celle-ci : seules les personnes soumises à la TVA et réalisant des livraisons de biens ou prestations de services auprès de particuliers (prestations dite « BtoC ») seront au final soumises à cette obligation de certification.

Sont donc expressément exclus les entreprises rentrant dans un des cas suivants :
– tenant exclusivement des caisses sur un dispositif non
concerné par la réglementation ;
– soumises à TVA et réalisant des livraisons de biens ou des prestations de services exclusivement auprès de clients professionnels (prestations dite « BtoB », art. 289 CGI) ;
– en situation de franchise en base ou bénéficiant d’une exonération de TVA prévue par les textes fiscaux
(prestations de soins dispensés par les professions médicales et paramédicales, activités d’enseignement et de formation, locations d’immeubles nus et de logements meublés…) ;
– sous le régime du micro-entrepreneur (anciennement
dénommé « auto-entrepreneur » avant le 1er janvier 2016).

Quels sont les logiciels et systèmes de caisse concernés ?

Seul les logiciels ou systèmes électroniques disposant d’une fonctionnalité de caisse et permettant de ce fait l’enregistrement de ventes de biens ou prestations de services auprès de particuliers sont concernés par cette nouvelle réglementation.

En l’espèce, l’administration fiscale retient uniquement les dispositifs suivants :

  • Les caisses autonomes ou « caisses enregistreuses », si elles ont la capacité d’enregistrer des données de règlement sans possibilité de les communiquer avec d’autres dispositifs d’encaissement ;
  • Les caisses reliés à un ensemble informatisé, capables d’enregistrer les données d’encaissement, de les communiquer puis de les archiver de manière sécurisée ;
  • Les logiciels d’encaissement installés sur un smartphone, une tablette ou un ordinateur, reliés en réseau ou non, et qui permettent une gestion comptable et financière de son activité.

En pratique, les caisses et logiciels déjà en cours d’utilisation entrent dans le champ d’application au 1er janvier 2018 et tous les modes de règlement sont concernés, qu’ils soient au comptant ou différés (mesure non limitée aux règlements en espèces).

A l’inverse, les dispositifs suivants ne rentrent pas dans le champ d’application du dispositif :
– Les terminaux de paiement de carte bancaire (au sens strict) ;
– Les solutions informatiques permettant des transactions entre le
client et un site de commerce en ligne sur internet ;
– Les balances de comptoir n’ayant pas la possibilité de mémoriser
les opérations d’encaissement ;
– Les caisses tenues de manière informatisée sur un simple tableau
Excel ;
– Les caisses tenues de façon manuscrite sur un livre de caisse
papier.

Précisons enfin qu’une personne n’utilisant pas ce type de logiciel ou système de caisse informatisé n’a pas pour obligation de
s’équiper au 1er janvier 2018, il pourra donc, par exemple, tout à
fait continuer à utiliser une caisse manuelle s’il le souhaite.

Comment satisfaire à l’obligation de certification ?

Pour être certifiés, les systèmes ou logiciels de caisse concernés par la législation doivent respecter les 4 critères fixés par l’article 286-I-3 bis du CGI :

1. Inaltérabilité de l’enregistrement des données, de la prise de commande à la comptabilisation du règlement final, sans modification ultérieure possible et assortie d’une clôture journalière, mensuelle et annuelle des données enregistrées.

2. Sécurisation des données enregistrées, qui ne peuvent plus être modifiées sans traces par des tiers ou des personnes ayant accès au logiciel.

3. Conservation des données, ces dernières pouvant être stockées sur un support externe d’archivage (clé USB, disque dur externe…).

4. Archivage selon un processus prévu par l’éditeur et réalisé au moins une fois par an, assorti d’une conservation inaltérable des totaux de clôture dans le logiciel ou système de caisse.

Concrètement, une entreprise peut justifier du respect de cette obligation de 2 manières :

  • En faisant certifier son logiciel ou système de caisse par un des organismes accrédités par l’instance nationale d’accréditation, le COFRAC : au choix INFOCERT ou LNE.
  • Ou en disposant d’une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel ou système de caisse, établie selon un modèle fixé par l’administration et certifiant le respect des critères fixés par la loi.

Quelles sanctions en cas de non-respect ?

Afin de contrôler et sanctionner tout manquement à cette nouvelle obligation, une nouvelle procédure de contrôle, prévue à l’article 80-O du livre des procédures fiscales (LPF), va accompagner l’obligation de certification des logiciels de caisse au 1er janvier prochain. Celle-ci prévoit notamment des contrôles inopinés de l’administration dans les locaux professionnels des entreprises concernées, ceci afin de vérifier la détention effective du certificat ou de l’attestation individuelle de conformité prévue.

En cas de manquement à cette obligation, l’article 1770 duodecies du CGI prévoit une amende égale à 7 500 euros par logiciel ou système de caisse concerné ainsi qu’un délai maximum de 60 jours pour se mettre en conformité à compter de la réception ou remise du courrier de l’administration informant du non-respect de la réglementation. A l’expiration de cette période, précisons utilement que les entreprises ne s’étant pas mises en conformité sont à nouveau passible de l’amende susmentionnée.